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Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter – Was, Wie & Warum!

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Mitarbeiterempfehlungs­programm

Wir alle wissen es: Qualifizierte Arbeitskräfte, insbesondere Fachkräfte, sind rar. Unternehmen greifen deshalb vermehrt auf eine im Social Recruiting immer noch nur vereinzelt genutzte Form der Mitarbeiterbeschaffung zurück: das Rekrutieren neuer Mitarbeiter durch bestehende Mitarbeiter.

Mitarbeiterempfehlungsprogramme ersetzen teure Headhunter und sind eine effektiver Weg, um neue Talente zu finden und langfristig zu binden. Davon sind inzwischen nicht nur Start-ups überzeugt, die neue Kollegen häufig aus dem Freundeskreis akquirieren, sondern auch bekannte deutsche Unternehmen wie Siemens und die Deutsche Bank. Wie Sie durch die Einführung eines Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms ein Empfehlungsnetzwerk innerhalb Ihrer Belegschaft aufbauen, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Mitarbeiterempfehlungsprogramme basieren auf der Annahme, dass Mitarbeiter Menschen mit vergleichbaren Fähigkeiten und Einstellungen kennen und dass neue Mitarbeiter, die dank einer persönlichen Empfehlung eingestellt werden, mehr Motivation und Loyalität zeigen als solche, die auf traditionellen Wegen rekrutiert wurden. Diese Personen können inner- oder außerhalb des jeweiligen Unternehmens sitzen.

In der Praxis funktioniert das so: Bereits bestehende Mitarbeiter empfehlen konkrete Personen oder teilen eine Stellenausschreibung über ihr privates Netzwerk, zum Beispiel über ihre Social-Media-Accounts. Im Falle einer Einstellung erhält der Mitarbeiter, der die Empfehlung ausgesprochen hat, in der Regel eine Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Prämie, was einen Anreiz für ihn und andere Mitarbeiter setzt, auch in Zukunft Empfehlungen auszusprechen.

Hier erhalten Sie zusätzliche Informationen zu Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Konzepten. Unter folgendem Link erfahren Sie noch mehr über die besonderen Eigenarten von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen.

 

Ein weiterer Grund, um beim Recruiting auf den Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Ansatz zu setzen: Er ist extrem erfolgreich. Allein die Deutsche Bahn verzeichnet durch ihr Mitarbeiterempfehlungsprogramm jedes Jahr mehr als 1.000 Neueinstellungen. Rechnet man diese Zahl auf den jährlichen Bedarf des Konzerns von 7.000 bis 8.000 neuen Mitarbeitern um, zeigt sich, dass das Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm 10 Prozent der Mitarbeiter-Akquise übernimmt.

 

Darüber hinaus zeigt sich in Studien, dass potenzielle Bewerber Freunden, Bekannten und Verwandten, die ein Unternehmen empfehlen und positiv über dieses sprechen, sehr viel mehr Glauben schenken als herkömmlichen Formen des Bewerber-Marketings. Schon diese Tatsache kann als gutes Argument für den Einsatz von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen und Mitarbeitern als Markenbotschaftern dienen.

 

Zudem lässt sich diese besondere Form der Mitarbeiterakquise in allen Branchen, in großen wie in mittelständischen und kleinen Unternehmen sowie für nahezu alle Positionen nutzen. Sehr hilfreich sind Mitarbeiterempfehlungen auch, wenn es um die Besetzung von Nischen-Jobs geht. Schließlich kennen die bereits im jeweiligen Bereich beschäftigten Mitarbeiter die speziellen Anforderungen der Stelle sowie die Kompetenzen ihrer Bekannten am besten und sind so in der Lage, passgenaue Empfehlungen auszusprechen.

 

Der Bewerbermarkt ist abgegrast. Viele Branchen sind von einem erhöhten Fachkräftemangel betroffen. Klassische Recruitingmethoden stoßen an ihre Grenzen. HR-Abteilungen sind auf der Suche nach neuen Recruiting Methoden der Ansprache. Die Einbindung von Mitarbeitern im Recruitingprozess eröffnet neue Optionen.

 

Talent Scouts weisen oft ein umfangreiches Netzwerk auf. Ob im Bekanntenkreis, von Uni-Besuchen oder durch vorangegangene Arbeitsverhältnisse. Kontakte werden ein Lebtag geknüpft und oft gehalten, besonders in Zeiten von LinkedIn und XING. Empfehlen Mitarbeiter Jobs in ihrem Netzwerk erreichen Sie eine Menge an Personen, die eventuell nicht aktiv auf Jobsuche sind.

 

Der passive Arbeitsmarkt wird adressiert, auf den es in Zeiten des Fachkräftemangels verstärkt ankommt. So überlegt sich der ein oder andere doch das Unternehmen zu wechseln, sofern er authentische Einblicke in das neue Unternehmen über eine ihm vertraute Person vorab bekommt. Der Talent Scout bietet Informationen aus erster Hand, wodurch der Kandidat vorab bereits einschätzen kann, ob die Position und das Unternehmen für ihn passt.

 

Der Talent Scout wird obendrein zum Markenbotschafter und spricht außerhalb des Unternehmens über den Arbeitgeber. Recruiter profitieren wiederum von fachlich und kulturell passenden Kandidaten. Die Time-to-hire ist darüber hinaus deutlich kürzer, da der Bewerber bereits mehr über das Unternehmen weiß.

 

Setzt das Unternehmen zusätzlich auf ein digitales Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter Programm kann dieses in ein bestehendes Bewerbermanagementsystems integriert werden und es entsteht kein Mehraufwand. Im Gegenteil der administrative Aufwand wird sogar reduziert. Schließlich erfolgt die Benachrichtigung der Mitarbeiter über einen neuen Job automatisch. Recruiter behalten den Überblick über eingehende Empfehlungen und können diese entsprechend bei Einstellung honorieren und tracken.

Jobinterview
  1. Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme sparen Zeit und Kosten: Treffen die eigenen Mitarbeiter eine Vorauswahl unter geeigneten Kandidaten, spart das Unternehmen viel Zeit und kann sich direkt mit diesen statt mit schwächeren Bewerbern beschäftigten. Kandidaten-Screening und Bewerbungsgespräche kosten so weniger Zeit - zudem sind die empfohlenen Personen häufig besser vorbereitet, da sie von ihren Kollegen auf das Gespräch vorbereitet werden.Auch die allgemeinen Rekrutierungskosten sind geringer, da die Notwendigkeit entfällt, teure Stellenanzeigen zu schalten oder Headhunter zu beauftragen. Je größer der Pool an Mitarbeiterempfehlungen ist, umso mehr kann das Unternehmen langfristig auf externe Recruiting-Maßnahmen verzichten.

  2. Die Akquise neuer Mitarbeiter ist passgenauer: Erfolgt die Einstellung über ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass der Kandidat sich mit dem Unternehmen und seinen Werten identifizieren kann. 

    Die Erfahrung in vielen Unternehmen zeigt, dass sich auf diese Weise rekrutierte Mitarbeiter schneller einarbeiten und damit früher produktiv sind. Das liegt auch daran, dass sich die empfehlenden Mitarbeiter für ihre Empfehlung verantwortlich fühlen und ihre Bekannten daher von Anfang an stärker unterstützen. Offene Stellen werden schneller besetzt.


  3. Größeres Potenzial für langfristige Arbeitsverhältnisse: Laut der Studie "Recruiting Trends 2020" der Uni Bamberg sind empfohlene Mitarbeiter loyaler als andere Kandidaten und bleiben ihrem neuen Arbeitgeber länger treu. Ihre Austrittsrate ist im Vergleich zu Mitarbeitern, die über andere Recruiting-Maßnahmen ins Unternehmen gekommen sind, sehr gering.


  4. Positiver Einfluss auf das Betriebsklima: Mitarbeiterempfehlungsprogramme wirken sich positiv auf die Unternehmenskultur aus - denn freundschaftliche Beziehungen fördern das Zusammengehörigkeitsgefühl im gesamten Unternehmen. Die Möglichkeit zur Partizipation gibt den Mitarbeitern ein Gefühl der Wertschätzung und steigert dementsprechend die Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit. Davon profitiert auch der Teamgeist - und nicht zuletzt das Arbeitgeberimage, die Employer Brand. Schließlich sind viele erfolgreiche Empfehlungen ein gutes Zeichen für das Branding von Unternehmen.
Herausforderungen Mitarbeiterempfehlungen
  1. Frustrationsgefühle bei engagierten Mitarbeitern: Eine Gefahr von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen ist, dass Mitarbeiter, die mehrfach neue Kollegen empfehlen, die aber letztendlich nicht eingestellt werden, sich enttäuscht fühlen.

  2. Insbesondere, wenn das Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm als Wettbewerb organisiert ist, können diese Gefühle sehr stark sein und zu Unzufriedenheit führen - denn es gibt zwar Gewinner, aber immer auch Verlierer.


  3. Zusammengehörigkeitsgefühl und Teamgeist leiden: Beim Einsatz von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen ist Fingerspitzengefühl gefragt. Gerade wenn ausgesprochen viele Mitarbeiter über persönliche Beziehungen eingestellt werden, kann dies die Unternehmenskultur und das Arbeitsklima negativ beeinflussen. Die Gefahr ist, dass sich Cliquen bilden und ein Gefühl von Vetternwirtschaft entsteht.

  4. Weniger Diversität: Gerade Unternehmen, die beim Recruiting fast ausschließlich auf das Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Konzept setzen, werden feststellen, dass sie tendenziell mehr Mitarbeiter aus derselben Altersgruppe und derselben sozialen Schicht einstellen. Darunter leidet die Innovationskraft.Stattdessen sollte man auf divers zusammengesetzte Teams achten, in denen Vertreter verschiedener Altersgruppen und Geschlechter sowie idealerweise auch Menschen aus verschiedenen Kulturen und Ethnien zusammenkommen.

  5. Schwierigkeiten bei der Erfolgsmessung: Hierbei stellt sich die Frage, woran der Erfolg von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen sinnvoll gemessen werden kann. Gar nicht so einfach - auch hierfür müssen also vorab aussagekräftige KPIs (Key Performance Indicators) festgelegt werden. Diese Messzahlen - zum Beispiel die Einstellungsrate aufgrund von Mitarbeiterempfehlungen oder die Kündigungsrate - müssen aufmerksam verfolgt und gegebenenfalls angepasst werden.

Unser Tipp: Orientieren Sie die Messung an Ihren Zielen. Wenn das Mitarbeiterempfehlungsprogramm dazu dienen soll, Mitarbeiter möglichst langfristig zu binden, sollten auch die Messzahlen diese Zielsetzung widerspiegeln.

Die einfachste Version von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen sind manuelle Kommunikationsmaßnahmen. Diese zielen darauf ab, bereits bestehende Mitarbeiter zu animieren, ihren Arbeitgeber weiterzuempfehlen. Eine solche Aufforderung zur Empfehlung kann zum Beispiel die Form eines Social-Sharing-Buttons auf der Karriereseite des Unternehmens annehmen.

 

Solche manuellen Versuche, ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm aufzubauen, stoßen allerdings recht schnell an ihre Grenzen. Ein digitales Empfehlungsprogramm dagegen erspart dem Unternehmen einen enormen Verwaltungsaufwand. Zudem hat man mit einem solchen System die Möglichkeit, wichtige Kennzahlen zur Erfolgsmessung auf sehr einfache Art und Weise zu ermitteln. 

 

Wichtig ist: Setzen Sie bei der Einführung eines digitalen Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms auf eine Software, die in der Lage ist, prozessual mit Ihrem Bewerbermanagement- sowie Ihrem Personalwirtschaftssystem zusammenzuarbeiten. Es gibt einige Mitarbeiterempfehlungsprogramme am Markt. Die Systeme unterscheiden sich sowohl in ihren konkreten Einsatzszenarien als auch in der Abwicklung der Mitarbeiterempfehlungen.

 

Je nach Programm hat man zum Beispiel die Möglichkeit, Gamification-Elemente, anonymisierte Empfehlungen oder Schnittstellen zu Social Media zu nutzen. Weiters bieten Anbieter wie z.B. Firstbird Onboarding-Beratung, d.h. die Beratung bei der Implementierung des Programms inkl. Entwicklung einer individuellen Prämienstrategie und fortlaufende KPI-Calls an. Die Bedürfnisse können sehr unternehmensspezifisch sein, eine ausführliche Vorabrecherche der einzelnen Angebot ist empfehlenswert.

 

Für den Erfolg der digitalen Akquise-Programme müssen die Rahmenbedingungen im Unternehmen stimmen. Zum Beispiel sollten Stellenausschreibungen und Empfehlungen über eine Online-Plattform laufen, denn nur dann haben Mitarbeiter die Möglichkeit, offene Stellen mit lediglich ein paar Klicks mit ihrem persönlichen sozialen Netzwerk zu teilen - und Sie als attraktiven Arbeitgeber zu empfehlen. Ihre Mitarbeiter werden dann von der Software automatisch per E-Mail über neue Stellenausschreibungen informiert und erhalten zusätzlich Infos zu erfolgreichen Empfehlungen und den ausgezahlten Prämien.

 

Zuvor gilt es, das Programm im gesamten Unternehmen - egal ob über das Intranet oder die Führungskräfte - zu kommunizieren. Jeder Mitarbeiter sollte wissen, dass es das Programm gibt, wie es funktioniert und wie er selbst davon profitieren kann. Lesen Sie hier nach, wie Sie die Einführung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms optimal an Ihre Mitarbeiter kommunizieren.

Firstbird 10 Schritte zu Ihrem erfolgreichen Mitarbeiter werben Mitarbeiter Empfehlungsprogramm

Was Sie weiters bei der Einführung eines Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter Programmes beachten sollten, erfahren Sie in diesem 10-Schritte Guide.

Eine wichtige Frage, die sich Unternehmen bei der Einführung von Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programmen stellen müssen, ist das Einführen von Prämien für die Empfehlungen. Denn für den Mitarbeiter, der Freunde oder Bekannte anwirbt, entsteht ein gewisser Aufwand, der in irgendeiner Form honoriert werden sollte.

Hierbei spielt schon die Grundsatzfrage eine Rolle, ob es überhaupt Prämien als Incentives geben sollte. Reicht nicht auch eine verbale Würdigung aus, muss es gleich eine Prämie in Form eines finanziellen Anreizes sein? Tatsächlich zeigt die Erfahrung, dass Prämien die Empfehlungsbereitschaft der Mitarbeiterschaft anregen und aufrecht erhalten, es jedoch nicht immer eine finanzielle Prämie sein muss. 

 

HR-Survey_Titelbild

Inspirationen für die richtige Prämienhöhe oder -art für Ihr Unternehmen finden Sie auch in der Firstbird Benchmark-Studie.

Haben Sie sich einmal dafür entschieden, Prämien für Mitarbeiterempfehlungen auszuzahlen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  1. Für welche Stellen gibt es welche Incentives? Werden alle gleich entlohnt oder individuell?
  2. Werden die Mitarbeiter anteilig entlohnt (zum Beispiel mit einem gewissen Prozentsatz vom Monatsgehalt)? Gibt es Teil- beziehungsweise Staffelzahlungen?
  3. Woran orientiert sich die Höhe der Prämie? Spielt hierbei zum Beispiel der „Wert“ der Stelle oder der Schwierigkeitsgrad der Besetzung eine Rolle?
  4. Wann erhält der Mitarbeiter die Prämie? Wird sie zum Beispiel beim Unterschreiben des Arbeitsvertrags durch den neuen Mitarbeiter oder nach Ablauf der Probezeit fällig?

Über diese Fragen muss jedes Unternehmen selbst entscheiden. Auch die Fragen, ob HR oder die einzelnen Fachabteilungen die Prämien budgetieren und was bei der Versteuerung geldwerter Vorteile zu beachten ist, sind individuell zu klären.

Der Einsatz von Geldprämien als Incentives ist durchaus streitbar. Einerseits schaffen monetäre Prämien kurzfristig einen hohen Anreiz, Empfehlungen auszusprechen. Andererseits können sie dazu führen, dass Mitarbeiter Empfehlungen nur noch gegen die Zahlung einer Prämie abgeben. Außerdem muss das Unternehmen der Tendenz entgegenwirken, dass Mitarbeiter, nur um die Prämie zu erhalten, ziellos im Bekanntenkreis herumfragen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Mitarbeiter mit Prämienzahlungen dazu motivieren, geeignete Kandidaten für offene Stellen zu empfehlen.

Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, statt Geldleistungen alternative Prämien zu vergeben. Eine ganze Reihe an Unternehmen baut ihr Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm auf nicht-monetären Prämien auf. Im Folgenden eine Auswahl an alternativen Ideen:

  • Freizeittage oder zusätzliches Urlaubsgeld
  • kostenlose Weiterbildungen
  • Tank-, Reise- oder Erlebnisgutscheine
  • technische Geräte, zum Beispiel Smartphones oder Tablets
  • Sichtbarkeit im Unternehmen, zum Beispiel Erwähnung im Mitarbeitermagazin
  • Spenden für einen guten Zweck

Hier sind der Phantasie praktisch keine Grenzen gesetzt. Denkbar ist beispielsweise auch die Auslosung eines hochwertigen Preises unter allen am Empfehlungsprogramm teilnehmenden Mitarbeitern.

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